Wir bereiten Ihre Akten für die Digitalisierung vor und garantieren eine hohe Scanqualität.

Aktendigitalisierung

Die Aktendigitalisierung bietet viele Vorteile: Zum einen entfällt zeitintensives Suchen nach spezifischen Unterlagen in Papierarchiven, zum anderen können mehrere Personen gleichzeitig auf digitale Dokumente zugreifen. Dadurch sparen Sie Zeit und Kosten, was vor allem Ihre interne Effizienz und bestehende Workflow-Prozesse verbessert.

Scan-Vorbereitung

Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, werden die Akten vor dem Scannen von uns entsprechend vorbereitet: Beispielsweise werden alle Klammern entfernt, das Papier geglättet, Risse geklebt und Trennblätter zur Farbkennzeichnung integriert. Mittels Barcodes wird die Aktenstruktur später 1:1 in die digitale Akte übernommen.

Digitalisieren der Akten

Im Rahmen der Digitalisierung können grundsätzlich zwei unterschiedliche Verfahren zum Einsatz kommen:

  • Bulk Scanning
    Aktuelle und somit häufig benötigte, dynamische Akten werden schnell und vollständig digitalisiert. Beim Scannen erfolgt eine Priorisierung in der Abwicklung, d.h. für Sie wichtige Dokumente sind in kürzester Zeit verfügbar. Vor diesem Hintergrund digitalisieren wir diese Dokumente vorrangig vor solchen mit tendenziell niedrigerer Priorität.
  • Scanning on Demand
    Semistatische Akten werden in unserem Aktencenter gelagert und erst im Bedarfsfall gescannt und stehen – je nach SLA – schon innerhalb kürzester Zeit digital zur Verfügung.

Welches Verfahren beim Scannen zum Einsatz kommt, hängt von verschiedenen Faktoren, wie z.B. dem Aktenlebenszyklus, ab. Deshalb führen wir im Vorfeld eine kostenlose IST-Analyse durch und stellen Ihnen darauf basierend die wirtschaftlichste Lösung vor.

Digitale Aktenarchivierung

Die digitale Archivierung erfolgt entweder im hochsicheren Rechenzentrum der DATEV e.G. (SaaS-Architektur) oder auf einem Server in Ihrem eigenen Haus (Client-Server-Architektur). Der Zugriff auf Ihre digitalen Dokumente ist somit zu jeder Zeit gewährleistet.

 

Im Anschluss an die Digitalisierung bewahren wir die physischen Akten noch zwei Monate kostenlos für Sie auf. So haben Sie Zeit, sich von der hohen Qualität der Scans zu überzeugen. Anschließend verwahren wir die Akten auf Ihren Wunsch weiterhin in unseren Archiven oder nehmen in Ihrem Auftrag eine sichere und datenschutzkonforme Aktenvernichtung nach Bundesdatenschutzgesetz und DIN 32757 vor.

Akten-Management

Die Verwaltung und Bearbeitung der digitalisierten Unterlagen (z.B. Akteneinsicht, digitale Bearbeitung der Dokumente,...) erfolgt mittels unserer Software I-FourC® Virtual Archive™, einer umfassenden Softwarelösung für die Aktenverwaltung. Im Fall von Scan on Demand dient dieses Programm auch zur Aktenanfrage.