Wir garantieren eine sichere, einheitliche und strukturierte Aktenlagerung.

Aktenlagerung | Archivierung physischer Akten

Der strukturierten Archivierung von geschäftsrelevanten Unterlagen kommt eine entscheidende Bedeutung zu. Nicht nur, damit sie im Bedarfsfall umgehend zur Verfügung stehen, sondern vielmehr gelten für viele Branchen gesetzliche Aufbewahrungsfristen, die sogar, wie z.B. im medizinischen Bereich, bis zu dreißig Jahre betragen!

 

Auf diese Weise wachsen die physischen Archive kontinuierlich an, die zur Verfügung stehenden Lagerkapazitäten sind allerdings meistens begrenzt.

 

Zudem werden auch an die Sicherheit, den Brandschutz und die Klimabedingungen hohe Anforderungen gestellt. Vor diesem Hintergrund stellt die externe Aktenlagerung häufig eine wirtschaftliche Alternative zur Archivierung im eigenen Haus dar.

Ausweg digitale Archivierung?

Erfahrungsgemäß bedeutet auch die fortschreitende Digitalisierung nicht, dass physische Akten vollständig verschwinden. Denn wirtschaftlich betrachtet kann es durchaus sinnvoll sein, nicht alle Akten zu digitalisieren. Gerade solche, die nur selten oder gar nicht mehr benötigt werden, sollten aus Kostengründen auch weiterhin physisch gelagert werden.

Externe Aktenlagerung bei ZIPPEL-JALEMA

ZIPPEL-JALEMA ist Ihr bewährter Partner bei der externen Lagerung wichtiger Dokumente. Denn unsere Aktencenter sind speziell auf die bestehenden Vorschriften ausgerichtet. Die Aktenlagerung erfolgt sicher, einheitlich und strukturiert.
Ein externer Datenschutzbeauftragter prüft unser umfassendes Datenschutzkonzept regelmäßig auf dessen gesetzeskonforme Umsetzung.

 

Das Besondere unseres Ansatzes: Wir empfehlen ein differenziertes Vorgehen bei der Aktenlagerung, abhängig von der aktuellen Phase des Aktenlebenszyklus:

  • Semistatische Aktenlagerung: Die Akten werden einzeln in sogenannten Cubes gelagert, so dass im Bedarfsfall ein schneller Zugriff gewährleistet ist. Die Bereitstellung benötigter Akten erfolgt gemäß Vereinbarung kurzfristig per Scan on Demand oder in physischer Form.
  • Statische Aktenlagerung: Die Akten werden in Kartons verpackt und auf Paletten gelagert, da die Wahrscheinlichkeit auf einen Zugriff hier sehr gering ist. Im Bedarfsfall stellen wir die Akten wie bereits beschrieben zur Verfügung.

Archivmanagement und Aktenverwaltung

Für den aktuellen Überblick, in welchem Lager sich welche Akte gerade befindet, stellen wir Ihnen unsere Softwarelösung I-FourC® Virtual Archive™ zur Verfügung. Dabei handelt es sich um eine Aktenverwaltungssoftware, mit der Sie sämtliche relevanten Prozesse, wie z.B. Anfragen von Akten oder Änderungen von Lagerstandorten, aus einer Anwendung heraus steuern.

Datenschutzkonforme Aktenvernichtung

Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterbreiten wir Ihnen Vorschläge für eine datenschutzkonforme Aktenvernichtung.