Aktenerfassung
Nach dem datenschutzkonformen Transport Ihrer Akten in unser Aktencenter, erfolgt die Aktenerfassung. Beim ZIPPEL-JALEMA-Konzept steht auch hier ein differenzierter Ansatz im Vordergrund. Je nachdem, in welcher Phase des Lebenszyklus sich eine Akte befindet, unterscheidet sich auch das Vorgehen bei der Aktenerfassung:
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Dynamische Akten
Erfassung der Metadaten jeder einzelnen Akte, so dass die im Zuge des Bulk Scannings generierten digitalisierten Akten eindeutig identifiziert werden können. -
Semistatische Akten
Auch semistatische Akten werden auf Basis der Einzelakte erfasst, so dass sie bei Bedarf unmittelbar für das Scanning on Demand zur Verfügung stehen. -
Statische Akten
Nur im Falle von statischen Akten, auf die aller Voraussicht nach kein Zugriff mehr erfolgen wird, werden ganze Archivkartons an Stelle einzelner Akten erfasst.